棚卸表テンプレート｜エクセル無料ダウンロードと書き方

棚卸表テンプレート（エクセル・無料）

テンプレートは、3つのシートでできています。

シート	役割	入力するもの
商品マスタ	品目の一覧。新しい品目・廃番は棚卸の前に反映する	品目コード・カテゴリ・品目名・規格・仕入先・温度帯・仕入単価・販売単価・単位・JANコード
棚卸表	当日に数えた数を書き込む	保管場所・品目コード・数量・最も近い賞味期限・記録者・メモ
集計	品目ごとに合算し、前回・帳簿と比べる	前回の棚卸数量・帳簿在庫（使うほうだけ）

入力するセルは黄色、計算式が入っているセルは白で分けています。灰色の行は記入例です。商品マスタの赤い見出し（品目名・カテゴリ・仕入単価・単位）は、金額を出すのに必要な列なので必ず埋めてください。

自動で計算されること

• 品目コードを入れると、品目名・規格・単位・仕入単価が表示される（登録のない品目コードは「未登録」と赤字で出る）
• 数量×仕入単価で金額を出し、棚卸金額の合計を上部に表示する
• 同じ品目が複数の場所にあっても、品目ごとに合算する
• 品目ごとに、いちばん近い賞味期限を表示する
• 前回の棚卸との差、帳簿在庫との差を、数量と金額で出す
• 前回はあったのに今回数えていない品目を黄色で示す（数え漏れの確認）

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棚卸表とは

棚卸表は、ある時点で手元にある在庫の数量と金額をまとめた一覧です。決算で在庫の金額（期末の棚卸高）を確定させるために作ります。

在庫の数を日々記録する在庫管理表とは役割が違います。在庫管理表は入荷・出荷のたびに数を更新する表で、棚卸表は決まった日に現物を数えた結果を確定させる表です。

棚卸そのものの目的や種類は棚卸とはでまとめています。

棚卸表に書く項目

法令で決まっている項目

法人の場合、棚卸表には次のことを書くと決められています。

たな卸表を作成し、たな卸資産の種類、品質及び型の異なるごとに数量、単価及び金額を記載しなければならない。 — 法人税法施行規則 第56条第2項

つまり、最低限必要なのは次の4つです。

• 在庫の種類・品質・型（どの商品か、規格違いを分ける）
• 数量
• 単価（届け出た評価方法で計算した単価）
• 金額

「規格違いの商品を同じ行にまとめない」ことが、この条文の大事なところです。同じ商品名でもサイズや容量が違えば、別の行にします。

実務で入れておくと便利な項目

法令の4つに加えて、次の項目を入れておくと、集計と差異の確認が楽になります。

項目	入れておく理由
棚卸日・拠点	いつ、どこの在庫かを明らかにする。帳簿と比べるときの前提
品目コード	表記ゆれを防ぎ、商品マスタと結びつける
カテゴリ・温度帯	冷凍・冷蔵・常温ごと、原材料・資材ごとに金額を見られる
保管場所	同じ商品が複数の場所にあるとき、数え漏れと二重に数えることを防ぐ
単位	数量をどの単位で数えたかをそろえる
最も近い賞味期限	食品など期限のある在庫で、先に使う・出す品目がわかる
記録者	差異が出たときに、誰に確かめればいいかがわかる
前回の棚卸数量・帳簿在庫	数え漏れや帳簿とのずれを、その場で見つける

上位に出てくる棚卸表のテンプレートの多くは、品名・数量・単価・金額までを持っています。弊社のテンプレートは、食品の現場で必要になる賞味期限と、数え漏れに気づくための前回との比較まで入れています。

棚卸表の書き方

テンプレートの使い方を、前日・当日・翌日に分けて説明します。

前日：商品マスタと上部の欄を埋める

1. 商品マスタを最新にする。手元の品目リストを貼り付けて構いません。2回目以降は、前回から増えた品目・廃番・単価の変更を反映します
2. 棚卸表の上部に、拠点・棚卸日・責任者を書く
3. 印刷して配るか、タブレットで開けるようにしておく

その日までの入荷・出荷の伝票は、前日のうちにすべて処理しておきます。

当日：数えた数を書く

1. 保管場所と品目コードを書く
2. 数量を、商品マスタの単位で書く。ケースで数えたときは「=3*10+4」のように式のまま入れる
3. 期限のある在庫は、その場所で最も近い賞味期限を1つだけ書く
4. 記録者の名前を書く
5. リストにない商品は、品目コードを空けてメモに品名を書き、あとで商品マスタに登録する

期限は全部の商品について書こうとすると終わりません。品目ごとに最も近いもの1つだけで十分です。期限の見方は賞味期限管理とはで詳しく書いています。

翌日：集計と差異を確かめる

1. 集計シートに、前回の棚卸数量か帳簿在庫（使うほうだけ）を入れる
2. 黄色になった品目（前回はあったのに今回数えていない品目）を確かめる
3. 前回や帳簿との差が大きい品目を、金額の大きい順に確かめる

差異の原因の切り分け方は、棚卸が合わない原因でまとめています。

棚卸表でよくあるミス

ミス	起きること	テンプレートでの防ぎ方
ケースとバラが混ざる	集計で数が大きくずれる	数量は商品マスタの単位でそろえ、ケースは式で換算して入れる
品名の表記がゆれる	同じ商品が別の行になる	品目コードで商品マスタから品目名を引く
単価が古い	金額が実態とずれる	単価は商品マスタの1か所だけで管理する
規格違いを1行にまとめる	法令の「種類・品質・型ごと」を満たさない	規格ごとに品目コードを振る
数え漏れに気づかない	棚卸金額が少なく出る	前回はあったのに今回ない品目を黄色で示す
式が崩れる	誰かが計算式のセルに数字を上書きする	入力するセルを黄色で分ける

エクセルで自動計算する式の作り方

自社の棚卸表に同じ仕組みを入れたい方のために、テンプレートで使っている式を紹介します。どれもExcel 2010以降で使える関数です。

品目コードから品目名・単価を引く

商品マスタのB列に品目コード、D列に品目名があるとき、棚卸表のC列に入れた品目コードから品目名を引く式です。

=IF($C6="","",IFERROR(INDEX(商品マスタ!$D$2:$D$301,MATCH($C6,商品マスタ!$B$2:$B$301,0)),"未登録"))

INDEXとMATCHの組み合わせは、VLOOKUPと違って、商品マスタの列の並びを変えても崩れません。登録のない品目コードは「未登録」と表示されるので、入力ミスにすぐ気づけます。

品目ごとに合算する

同じ品目が冷凍庫Aと冷凍庫Bに分かれていても、品目ごとに合計するにはSUMIFSを使います。

=SUMIFS(棚卸表!$G$6:$G$505,棚卸表!$C$6:$C$505,$A5)

品目ごとの最も近い賞味期限を出す

同じ品目が複数の場所にあり、それぞれに期限を書いたとき、いちばん近い日付を出す式です。AGGREGATEの「15」は小さい順、「6」はエラーを無視する指定です。

=IF(COUNTIFS(棚卸表!$C$6:$C$505,$A5,棚卸表!$J$6:$J$505,">0")=0,"",AGGREGATE(15,6,棚卸表!$J$6:$J$505/((棚卸表!$C$6:$C$505=$A5)*(棚卸表!$J$6:$J$505>0)),1))

棚卸表は7年間保存する

法人の場合、棚卸表は帳簿書類として原則7年間の保存が必要です。欠損金が生じた事業年度などは10年になる場合があります（国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」）。

個人事業者向けの国税庁の決算の手引きでも、数量などを書いたメモなどの元の記録は、棚卸表と一緒に保存しておくよう案内されています（国税庁「令和7年分 青色申告の決算の手引き（一般用）」）。手書きの用紙を回収したら、エクセルに打ち込んだあとも捨てずに保管してください。

在庫の評価方法（最終仕入原価法・移動平均法など）や、会計上の処理は顧問税理士にご確認ください。

手書き・エクセル・アプリの使い分け

方法	向いている会社	気をつけること
手書き（印刷した棚卸表）	品目が少なく、1拠点	あとでエクセルに打ち直す手間と、書き写しのミス
エクセル（タブレットで直接入力）	品目が数百まで、拠点が少ない	式が崩れないよう入力欄を分ける。拠点が増えるとファイルの統合が重くなる
棚卸アプリ	品目・拠点が多い。バーコードを貼れない在庫が多い	現場の記録から、棚卸表・金額・差異まで出せるかを確かめる

このテンプレートは、手書きとエクセルのどちらでも使えます。印刷して当日に書き込み、翌日にエクセルへ入れる使い方もできます。アプリの選び方は棚卸アプリの比較でまとめています。

書き写しをなくすなら、写真で記録する方法も

エクセルの棚卸表で最後まで残る手間は、紙の書き取りと、エクセルへの打ち直しです。とくに品目コードを現場で書くのは難しく、商品名で書いてもらうと表記がゆれます。

弊社が提供しているラクだなは、現物の写真を撮って数量を入れる棚卸アプリです。事務所は写真を見て、AIが並べた候補から商品を選びます。商品を割り当てれば、棚卸表と金額、前回との差異まで出て、CSVで出力できます。

このテンプレートの商品マスタは、ラクだなの商品の取り込みと同じ列の並びにしています。乗り換えるときは、この商品マスタをそのまま取り込めます。ラクだなの使い方では、実際の画面で流れをご覧いただけます。

まとめ

棚卸表テンプレートと書き方をまとめます。

• 棚卸表には、種類・品質・型ごとに数量・単価・金額を書く（法人税法施行規則第56条）
• 実務では、品目コード・保管場所・単位・最も近い賞味期限・記録者を足すと集計と差異確認が楽になる
• 数量は商品マスタの単位でそろえ、ケースで数えたときは式で換算して入れる
• 前回はあったのに今回ない品目を確かめると、数え漏れに気づける
• 棚卸表と元の記録は、原則7年間保存する

まずは無料のテンプレートで、次の棚卸を1回回してみてください。

棚卸表テンプレート（エクセル）を無料でダウンロードする

※本記事の内容は2026年9月時点のものです。